El Grupo de EDP Renováveis está comprometido a garantizar y respetar la privacidad de sus accionistas, en su calidad de interesados, de acuerdo con la normativa en materia de protección de datos personales. Por tanto, a través de la presente Política de Privacidad, se les informa de las condiciones en las que trata sus datos personales en el marco de la Junta General a celebrar por dicha entidad.

Por su parte, el interesado debe leer detenidamente esta información, pues ha sido redactada con un lenguaje claro y sencillo para permitir su fácil comprensión y, además, en el momento de facilitar sus datos personales, el interesado debe asegurarse de que los mismos sean verdaderos, exactos y actualizados, eximiendo a EDP Renováveis de cualquier perjuicio, directo o indirecto, que pudiera ocasionarse como consecuencia del incumplimiento de tal circunstancia.

En aquellos casos en los que en la representación o voto a distancia se incluyesen datos de carácter personal referentes a personas físicas distintas del titular, el interesado deberá informarles de los extremos contenidos en esta Política de Privacidad eximiendo al Responsable de cualquier responsabilidad en este sentido.

1. Identificación del Responsable del tratamiento de sus datos personales

De conformidad con el Reglamento (UE) 2016/679 General de Protección de Datos y con la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de protección de datos personales, se informa a los interesados de que sus datos personales serán tratados por EDP RENOVÁVEIS, S.A. (en adelante, el “Responsable” o la “Sociedad” indistintamente) cuyos datos identificativos son los siguientes:

• NIF: A74219304
• Domicilio social: Plaza del Fresno nº 2, 33007 Oviedo, España.
• Contacto del DPO: complianceofficer@edpr.com

2. Finalidad del tratamiento de sus datos personales

El Responsable tratará los datos del interesado, de forma clara y transparente, para las siguientes finalidades licitas, precisas y exclusivas:

i) Gestionar el ejercicio o delegación de su derecho de asistencia y voto en la Junta General de Accionistas, ya sean sus datos obtenidos por el accionista, o sean facilitados a estos efectos por las entidades bancarias y sociedades y agencias de valores en las que dichos accionistas tengan depositadas o custodiadas sus acciones (en cuyo caso se tratarán sus datos identificativos, de contacto y relativos a su situación accionarial);

ii) Elaborar una lista de participantes con el fin de gestionar adecuadamente los distintos procesos derivadas de su condición de accionista en el marco de la Junta General.

iii) Gestionar el correcto funcionamiento y desarrollo de la relación accionarial existente con el interesado en el marco de la Junta referida.

3. Base legitimadora del tratamiento de sus datos personales

La base que legitima el tratamiento de los datos personales del interesado para las finalidades anteriormente descritas es, fundamentalmente, la ejecución de una relación contractual entre el interesado y el Responsable, la cual justifica dicho tratamiento, unido al cumplimiento de obligaciones legales a las que se encuentra sujeto el Responsable, de conformidad con la legislación que resulta de aplicación.

El tratamiento de los datos personales con estas finalidades tiene carácter obligatorio, para dar cumplimiento a las obligaciones contractuales y legales a las que se encuentra sujeto el Responsable por lo que, en caso de no llevarse a cabo dicho tratamiento, estas no podrían satisfacerse.

4. Plazo de conservación de sus datos personales

Los datos personales del interesados serán conservados durante un plazo de 6  años, hasta que prescriban las eventuales acciones derivadas de estas, de conformidad con la normativa de aplicación.

5. Destinatarios de sus datos personales

Los datos de los interesados podrán ser comunicados en el marco de la Junta General a fedatarios públicos, a los efectos de confeccionar el acta notarial, o ser accesibles al público en la medida en que consten en la documentación disponible para su consulta o se manifiesten en la Junta General, o a terceros en el ejercicio del derecho de información previsto en la ley.

6. Transferencias internacionales de datos

Los datos personales del interesado no serán objeto de transferencia internacional a terceros países fuera del Espacio Económico Europeo.

7. Derechos del interesado

El interesado tiene derecho a:

• Revocar, en su caso, los consentimientos otorgados, sin perjuicio de la licitud de los tratamientos realizados hasta ese momento.
• Acceder a sus datos personales.
• Rectificar los datos inexactos o incompletos.
• Solicitar la supresión de sus datos cuando, entre otros motivos, los datos ya no sean necesarios para los fines que motivaron su recogida.
• Oponerse al tratamiento de sus datos por parte del Responsable, de acuerdo con la normativa.
• Obtener del Responsable la limitación del tratamiento de los datos cuando se cumpla alguna de las condiciones previstas en la normativa de aplicación.
• Solicitar la portabilidad de sus datos personales.

En este sentido, se informa al interesado de que sus datos personales no serán objeto de decisiones individuales automatizadas (incluida la elaboración de perfiles).

A los efectos de ejercitar los derechos anteriores, el interesado puede dirigirse, mediante una comunicación escrita, al Departamento de Compliance - C/ Serrano Galvache, nº 56, Edificio Olmo, 6ª planta, 28033 Madrid, adjuntando fotocopia del D.N.I. o pasaporte o a través del correo electrónico complianceofficer@edpr.com.

Finalmente, cuando el interesado considere que el Responsable ha vulnerado los derechos que le son reconocidos por la normativa aplicable en protección de datos, podrá reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos a través de su dirección física C/ Jorge Juan, 6. 28001 - Madrid o en la página web https://www.aepd.es/.

8. Medidas técnicas y organizativas

El Responsable tratará los datos personales del interesado, en todo momento, de forma absolutamente confidencial y guardando el preceptivo deber de secreto respecto de los mismos, de conformidad con lo previsto en la normativa de aplicación, adoptando al efecto las medidas de índole técnica y organizativas necesarias que garanticen la seguridad de sus datos personales y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a los que están expuestos.

Manifestación deseo de asistir a la junta

Para el ejercicio del derecho de asistencia, se solicita que los accionistas que tengan intención de participar en la Junta General lo comuniquen hasta el final del sexto (6.º) día de negociación anterior a aquél en que haya de celebrarse la Junta General, o sea hasta el final del día 12 de febrero de 2021 en primera convocatoria, y hasta el final del día 19 de febrero de 2021 en segunda convocatoria, tanto:

      i. al Presidente de la Junta de Accionistas a través del formulario (que podrá ser remitido a las oficinas de la Sociedad ubicadas en la Calle Doctor Casal nº3-5, 33001, Oviedo (España) o a la dirección de correo electrónico shareholdersedpr@edpr.com), o de la aplicación online. Ambas vías se encuentran disponibles a estos efectos en esta página web, 

      ii. como a la entidad o entidades encargadas de la llevanza del registro de anotaciones en cuenta. 

Para asistir a la Junta General, los accionistas deberán tener las acciones inscritas a su nombre en el correspondiente registro de anotaciones en cuenta en el quinto (5.º) día de negociación anterior a aquél en que haya de celebrarse la Junta General, es decir, el día 15 de febrero de 2021 en primera convocatoria y en su caso, el día 22 de febrero de 2021 en segunda convocatoria. Esta circunstancia deberá acreditarse por medio del oportuno certificado de titularidad que indique el número de acciones registradas en nombre del accionista en el quinto (5.º) día de negociación anterior a aquél en que haya de celebrarse la Junta General, el cual se solicita que sea remitido al Presidente de la Junta de Accionistas hasta el final del día 15 de febrero de 2021 si la junta se celebrara en primera convocatoria o hasta el final del día 22 de febrero de 2021 si la junta se celebrara en segunda convocatoria, por la entidad o entidades encargadas de la llevanza del registro de anotaciones en cuenta, a las oficinas de la Sociedad ubicadas en la Calle Doctor Casal, nº3-5, 33001, Oviedo (España) o a la dirección de correo electrónico shareholdersedpr@edpr.com, sin que haya necesidad de bloqueo previo de las acciones hasta la fecha de la Junta General. En el caso de celebrarse la Junta en primera convocatoria, dicho certificado de titularidad debe referirse a la posición de acciones a las 0:00 horas del día 15 de febrero de 2021. En el caso de la segunda convocatoria, se referirá a la posición de acciones en fecha 22 de febrero de 2021.

A los efectos de acreditar la identidad de los accionistas, o de quien válidamente les represente, a la entrada del local donde se celebre la Junta General se podrá solicitar a los asistentes la acreditación de su identidad mediante la presentación del Documento Nacional de Identidad o de cualquier otro documento oficial generalmente aceptado a estos efectos, así como la documentación que le acredite como representante.

Los accionistas que deseen información más detallada sobre las instrucciones y requisitos del ejercicio de este derecho, podrán consultar la Guía del Accionista disponible en la presente web.

• Aplicación deseo de asistencia

• Modelo carta manifestación deseo de asistencia:

Voto a distancia 

De acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de los Estatutos Sociales, los accionistas podrán emitir su voto sobre las propuestas relativas a puntos comprendidos en el Orden del Día el mismo día de la celebración de la Junta en persona, o previamente por correo postal o mediante comunicación electrónica.

Voto por correo postal

Para la emisión del voto por correo, el accionista podrá solicitar la documentación necesaria para ejercitar dicho derecho a la Sociedad a través del Departamento de Relación con Inversores ubicado en la dirección calle Serrano Galvache, nº 56, Edificio Olmo, 7ª planta, 28033 Madrid o a través del correo electrónico ir@edpr.com. Esta petición se podrá hacer también a través del teléfono +34 902 830 700 entre las 9:00 y las 19:00 horas. Dicha solicitud, en la que tendrá que constar el domicilio del accionista, habrá de ser recibida por la Sociedad con una antelación mínima de quince (15) días con respecto a la fecha prevista para la celebración de la Junta General en primera convocatoria. El accionista recibirá en el domicilio indicado o dirección de email si así se solicita, la documentación necesaria para poder ejercer su derecho de voto por correo, entre otra, el boletín de voto y un sobre retorno gratuito. En dicho boletín, el accionista hará constar su sentido del voto – a favor o en contra – o la abstención, marcando con una cruz en la casilla correspondiente del cuadro que figurará en el mismo.

Asimismo, el modelo de boletín de voto se pone a disposición de los accionistas en esta página web.

El boletín de voto cumplimentado y firmado, deberá remitirse a las oficinas de la Sociedad ubicadas en la Calle Doctor Casal, nº 3-5, 33001, Oviedo (España) , o a la dirección de correo electrónico shareholdersedpr@edpr.com. Se recomienda a los accionistas residentes en Portugal que hagan el envío correo electrónico o a través de la aplicación.

Voto por comunicación electrónica

Los accionistas con derecho de asistencia a la Junta podrán ejercer su derecho de voto por comunicación electrónica. A estos efectos, deberán manifestar dicha intención a través del link que consta en esta página web. Dicha manifestación, en la que el accionista deberá indicar una dirección de correo electrónico, deberá ser recibida por la Sociedad con una antelación mínima de seis (6) días hábiles con respecto a la fecha prevista para la celebración de la Junta General (el 12 de febrero de 2021 será la fecha límite de solicitud para la primera convocatoria). A continuación, el accionista recibirá un correo electrónico en la dirección indicada con un código identificador (password) y un nombre de usuario (username) que habrán de ser insertados en las casillas correspondientes del link contenido en la página web, para poder ejercitar su derecho de voto.

Plazo de recepción por la Sociedad

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 15 de los Estatutos Sociales, el voto emitido mediante comunicación postal o electrónica habrá de recibirse por la Sociedad antes de las veinticuatro (24) horas del día inmediatamente anterior al previsto para la celebración de la Junta General de Accionistas en primera convocatoria, es decir, antes de las veinticuatro (00:00) horas del día 21 de febrero de 2020.

Con posterioridad al plazo indicado sólo se admitirán los votos presenciales emitidos en el acto de la Junta General de Accionistas por el accionista que haya observado los requisitos de participación en la Junta General de Accionistas o por la persona que válidamente le represente.
 

• Link para voto por comunicación electrónica